3 trucs pour mieux respecter ses échéances au travail

3 trucs pour mieux respecter ses échéances au travail

par | Avr 4, 2016 | Carrière & Finance, En vedette

Que ce soit dans votre agenda, votre téléphone ou votre iPad, êtes-vous parfois en panique lorsque vous réalisez que le weekend se termine et que vous avez 30 alertes pour vos « choses à faire » cette semaine? Tout d’abord, respirez et relaxez! Il n’y a pas de recette miracle pour être organisé, si ce n’est que de prendre le temps de le faire. Oui, oui, prendre le temps d’être organisé. Avec un peu de pratique, vous réussirez à gagner en efficacité et à développer des astuces.

Voici quelques petits trucs pour vous en sortir :

1. Écrivez ce que vous avez à faire

Il est beaucoup plus facile d’accomplir des tâches lorsque vous savez ce que vous avez à faire. Faire une liste complète des tâches à accomplir, que ce soit ou travail ou à la maison vous permettra de fragmenter votre temps afin de savoir combien de temps vous devez ou pouvez accordez à chaque tâche. Même si vous avez une mémoire d’éléphant, il est quasi certain que sous la pile de choses que vous avez à faire, vous allez en oublier. Pour ma part, j’aime avoir une feuille pour la « maison », une pour le « travail » et une pour les « activités sociales ». Cela me permet de vraiment bien cerner ce que j’ai à faire et me mettre des objectifs réalistes. Ainsi, cela vous permettra d’évaluer en combien de jours ou heures de travail vous serez en mesure d’effectuer vos tâches. Attention, il est toujours mieux de prévoir un peu plus de temps que moins par activité afin de ne pas vivre de stresse inutile.

2. Gardez toute l’information à la même place

Encore dans l’optique de rester organisé, vous devez vous assurer de centraliser l’information. Par conséquent, mes calendriers personnels et de travail sont synchronisés de manière à centraliser mes efforts et concentrer mon attention à un seul endroit.  Cela me permet aussi d’être réaliste quant à mes loisirs et à la planification de ma « to-do list » hebdomadaire!

3. Aidez-vous de la technologie

Que vous soyez tech ou non ce ne sont pas les options qui manquent! Pour ma part, j’aimer bien utiliser des applications comme Producteev, pour me garder sur la bonne voie et m’envoyer des rappels, plus souvent que moins… J’ai toujours aussi aimé la version papier dans laquelle j’écris avec un code de couleur afin de catégoriser mes choses à faire.

Finalement, pour respecter les échéances au travail, il faut vous connaître. Si vous êtes du genre à performer sous pression, tentez de vous mettre une date butoir un peu plus tôt que la vraie date d’échéance de votre mandat. Si vous êtes du genre à procrastiner, fixez-vous des objectifs réguliers afin de vous encourager à avancer dans votre tâche. Surtout, n’oubliez pas de garder un rythme de vie balancé afin d’accomplir un peu de tout, tous les jours!

Allez, au travail!

 

Photo: Inspired by this

 

 

To-do list: 4 étapes pour être plus efficace au quotidien

To-do list: 4 étapes pour être plus efficace au quotidien

par | Mar 31, 2016 | Carrière & Finance, En vedette

Quand on se sent dépassé par les événements, ce n’est pas une mauvaise idée de jeter tout ce qu’on a à accomplir sur papier afin d’avoir l’esprit plus clair. Les to-do lists sont un must. Cependant, il y a certaines règles à suivre afin que ces listes nous facilitent réellement la vie. Je les partage avec vous dans cet article!

1. Une et pas plus

En gardant toutes les choses à faire au même endroit, on risque moins d’en oublier. Or, avoir multiples listes, c’est l’oubli assuré. Vous risquez de les perdre et de manquer le focus espéré en ayant choisi de tenir une telle liste. Conservez à un seul endroit  votre liste que ce soit dans un cahier à cet effet, votre laptop ou votre téléphone cellulaire.

2. Prioriser

Les tâches n’ont pas toute la même importance. Un projet à remettre dans trois jours sera priorisé au besoin de renouveler sa garde-robe évidemment! Indiquez clairement sur la liste le niveau de priorité de chaque tâche en utilisant par exemple un code de couleurs, des signes devant la tâche, une numérotation, etc.

3. Détailler et découper

Il y a toujours ces tâches (ou cette tâche pour les plus chanceuses!) qui tardent toujours à être réalisées. Elles paraissent trop imposantes ou complexes. On les laisse à plus tard, ce qui diminue notre productivité, crée de la culpabilité et affecte notre accomplissement de la tâche quand cela a lieu. Il faut donc découper en tâches plus petites et plus faciles chaque tâche en plus de préciser autant que possible celle-ci afin d’atteindre ces mini-objectifs. Au lieu d’écrire « Contacter Sandra pour les réservations », simplifiez en écrivant par exemple trois tâches qui en font partie :  «Déterminer le but de mon message à Sandra » suivi de « Récolter les informations à transmettre à  Sandra » puis « Composer le message et l’envoyer à Sandra ».

4. S’organiser

Il est important que la to-do list ait une structure. Ce doit être facile d’aller au travers de celle-ci sans se perdre. Ainsi, elle peut être divisée par projet ou aire de vie tels école, famille, vie personnelle, travail, etc. On peut voir l’avancement avec clarté et se référer directement à la section que l’on veut prioriser pour attaquer une tâche s’y trouvant.

Consultez donc régulièrement vos to-do lists et gardez-les mises à jour tout en suivant ces quatre règles; vous aurez alors maîtrisé l’art de la to-do list!